Nézzük tehát, hogy is haladok az olvasással, és a dolgok elintézésével. A könyvben a harmadik fejezetet olvasom, a 76. oldalon járok. Megint megjelöltem egy csomó dolgot, amit idézni szándékoztam eredetileg, de azt hiszem ezúttal megkíméllek benneteket. Inkább megpróbálom összefoglalni a lényeget.
Ott hagytuk abba, hogy a "befejezetlen dolgainkat" úgy tudjuk majd hatékonyan kezelni, ha először is összegyűjtjük az összeset, majd mindegyikről döntést hozunk, hogy mit kell velük tenni. Fontos, hogy ne a fejünkben akarjuk tárolni a dolgokat, ugyanis abból csak káosz lesz. Fejünk ugyanis gondolkodásra való, és nem dolgok tárolására. És pontosan tudni fogja, hogy egy feladatról meghoztuk-e a szükséges döntést, és az eredményt eltároltuk-e egy olyan helyen, ahonnan elő fog bukkanni a megfelelő időben, vagy sem. Ha úgy látja, hogy nem, akkor bizony a dolog marad a fejünkben, és folyton előbukkan majd. De mivel agyunk egy kicsit buta, de legalábbis a könyvíró szerint nincs időérzéke, ezért folyton olyankor fog ez a dolog előbukkanni, amikor nem tudunk semmit kezdeni vele. (Veletek is előfordult már, hogy a szupermarket kellős közepén valamire ránézve hirtelen eszetekbe jutott, hogy xy-nak meg kell írni egy e-mailt valamiről? Hazaérve a számítógép előtt pedig elő sem jön...)
Fontos az is, hogy a dolgainkat nem fogjuk tudni elintézni, hacsak nem alakítjuk át őket kisebb kivitelezhető lépésekre. Egy aktuális példa saját életemből:
Két gyereket iskolázunk most be, egyik harmadikos lesz a másik elsős. Két külön tanszerlista. A "dolog" így hangzik: beszerezni a gyerekek tanszereit. Így olvasva elég nehezen állok neki. Miért? Mert ez nem ilyen egyszerű. A két papírból készítenem kellett egy nagy bevásárlólistát. Ehhez persze meg kellett azt is néznem, hogy mi van itthon, illetve mi az, ami a nagyobbiknak még jó tavalyról (a vízfestékjét, zsírkrétáját alig használta, ollója is megvan még, tehát ezeket nem fogom megvenni, hiába van a kiosztott listán), mi az, amit kapunk valahonnan. Ezután tudtam a maradékot bevásárlólistára írni. Tehát a "dolog" kivitelezhető lépések szintjén a következőképpen nézhet ki:
- Kipipálni a listákon, ami van itthon
- Átnézni, mit kapunk, listán jelölni
- Maradék dolgokat bevásárlólistára felírni
- E-mailben megírni a papír-írószeresnek, mit kérünk (Nálunk van egy nagycsaládos kedvezményes vásár, ahova egy papír-írószer bolt helybe hozza a megrendelt árut, ha kérem. Így elég kényelmes...)
Így azért már mindjárt barátságosabb az ijesztő "Tanszereket beszerezni" projekt, nem?
A második fejezet taglalja nagy vonalakban az egész könyvbeli módszer lényegét, vagyis hogy hogy is fogunk mindent elintézni idővel. Ez egy ötlépcsős módszer, melynek lépcsői David Allen szerint:
1. A figyelmünket igénylő dolgok összegyűjtése
Minden "befejezetlen dolgunkat" egy tárolóba (gyűjtőkosárba) fogjuk gyűjteni, és ott várja majd, hogy döntsünk róla. Vannak dolgok, amik automatikusan gyűlnek számunkra (e-mailek, hangposta, munkahelyen körlevelek az asztalon, fachban, stb.), illetve mi is gyűjtünk dolgokat a fejünkben, környezetünkben.
Idekerülnek még például:
- "kellene", "muszáj", "jó lenne" szavakkal felcímkézett tételek
- "majd ezt és ezt fogom tenni" kijelentések
- függőben és folyamatban lévő ügyek
Gyűjtőkosár sok minden lehet, azt válasszuk, ami nekünk igazán kényelmes és működik. Ne felejtsük el, hogy a rendszerünk számunkra kell, hogy működőképes legyen. Ez lehet egy jegyzetfüzet, egy irattartó az íróasztalon, de akár egy számítógépes alkalmazás is, online, vagy offline.
Három sikertényezője van a gyűjtésnek: mindent össze kell gyűjteni; akkora legyen a gyűjtőkosár, ami elég tág, de még el tudunk vele boldogulni; a kosarat pedig RENDSZERESEN üríteni kell! Hát, nem tudom, nekem ez nem lesz túl egyszerű, gyakorlatilag az egész házam tele van befejezetlen dolgokkal. Nem igazán látom, hogy fog elférni egy gyűjtőkosárban az asztalomon...
2. A dolgok azonosítása, értelmezése
Ez a kedvenc lépésem. Itt történik meg az előző lépésben telepakolt gyűjtőkosár kiürítése. Még nem végezzük el a teendőinket, csak AZONOSÍTJUK a dolgainkat, megfogalmazzuk, hogy melyik tétel tulajdonképpen milyen teendőket takar, ha egyáltalán van vele valami teendő. És hogy miért ez a kedvencem? Mert egy gyönyörű folyamatábra társul hozzá, tehát egy jól körülhatárolt lépéssorozatot kell csak végigkövetni, aminek a végén a dolgok automatikusan a helyükre kerülnek.
A folyamatábrát ki is próbáltam (erre volt egy feladat a könyvben, ezt oldottam meg). Pár dolog már felhalmozódott az asztalomon, ezeket próbáltam azonosítani. Kicsit sokáig tartott, gondolom, majd a rutin segít. De nagyjából sikerült. Igaz, maradtak bennem kérdőjelek. Ott volt például egy szalag, amit vissza kell varrnom a rácsos ágy fejvédőjére. Klasszul azonosítottam a projektet, felírtam a könyvet követve a projektek listájára, majd szépen meghatároztam a következő lépést (megkeresni a fejvédőt). El is végeztem, mert két percnél kevesebb ideig tartott, majd újra meghatároztam a következő lépést (levinni a fejvédőt és a szalagot a varrógéphez). Viszont innentől már nem tudom, hol látom, hogy van még következő lépés, mivel ugyebár kikerült a dolog a gyűjtőkosaramból, de mivel elvégeztem a következő lépést, nem tudom, hova kéne írnom, hogy van még lépés, és mi az. Na mindegy, egy kicsit belekeveredtem a dologba. Egyelőre az összes lépés egy rózsaszín cetlin van, hozzácsatolva a fejvédőhöz, ami a varrnivalók közé került.
3. A 2. pontból adódó eredmények rendszerezése
Itt fogjuk azokat a dolgokat helyrerakni, amit a 2. pontban nem végeztünk el (2 percnél tovább tart a teendő, vagy nincs vele teendő). Nyolc jól elkülöníthető tárolókategóriát ír a könyv, amelyben benne van a naptárunk, néhány lista, mappák a tárolandó és a referenciaanyagainknak, valamint igen, ott a szemétkosár is. Mert lesznek olyan dolgok, amivel nincs teendőnk, és nem is kell eltárolnunk. Mind a nyolc kategóriát részletezi, hogy melyik tulajdonképpen mit takar, ezt most én nem teszem meg. Továbbra is ajánlom a könyvet elolvasásra :-)
4. A 3. pontban kapott rendszer áttekintése
Fontos, hogy ha már elkezdtük a teendőket klasszul azonosítva listákba rendszerezni, akkor azokat a listákat rendszeresen nézzük is át. Hiszen mi értelme a szuper listarendszernek, ha aztán rá se nézünk? Van, amit majd naponta kell átnézni (naptár, következő tennivalók listája), van, amit hetente (David Allen szerint az egész rendszer legkritikusabb sikertényezője a Heti áttekintő, amikor minden teendő listát, projektlistát, stb. átnézünk, frissítünk, értékelünk).
5. Az áttekintés eredményeképpen kapott lehetőség kivitelezése
És elérkezünk a lényeghez, amikor el is végezzük a teendő listán leírt tételeket. Itt a kulcs az lesz, hogy a rendszerünk segítségével adott pillanatban el tudjuk gyorsan dönteni, hogy mit tegyünk, mégpedig úgy, hogy ne legyen lelkiismeret furdalásunk azok miatt a dolgok miatt, amiket éppen nem csinálunk. Erre háromféle modellt mutat be a könyv.
a) A pillanatnyi tevékenység meghatározását 4 feltételes modell segíti.
Eszerint azt, hogy adott pillanatban melyik teendőmet végezzem el, négy kritérium határozza meg a következő sorrendben: a környezet (hol vagyok éppen, milyen helyzetben), a rendelkezésre álló idő, a rendelkezésre álló energia (ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy mihez van kedvem), végül a prioritás. Érdekes, hogy ez utóbbi utolsó helyre került, de a könyv szerint működik a dolog.
b) Fontos tudni, hogy éppen milyen típusú munkát végzünk, ehhez egy háromfeltételes modell tartozik:
előre meghatározott munkák, felbukkanó munkák, a későbbi munkák meghatározása
c) A prioritások meghatározásához pedig egy hatszintes modellt határoz meg.
Ezekkel különböző perspektívából nézhetjük meg, mik a számunkra fontos dolgok. A perspektívák a következők: egész életünk (12 000 méter), három és öt év közötti víziók (10 000 méter), egy- és kétéves tervek (8000 méter), felelősségi köreink, azaz milyen szerepeknek kell megfelelnünk az életben (5000 méter), jelenlegi projektek (3000 méter), jelenlegi tennivalók (Kifutópálya).
Úgy gondolom, hogy egyelőre nekem bőven elég lesz az a) pontot figyelembe vennem, hiszen amíg nincs rendszer az életemben, úgysem tudok a nagy életcélokra, magasabb szintekre koncentrálni. De majd meglátjuk.
Nos, mára ennyi elég lesz, elég tömény voltam, azt hiszem. A második fejezetet is kivégeztem. Most a harmadikat olvasom, amelyben a projektek tervezéséről van szó, de azt a következő alkalommal fogom nektek összefoglalni. Utána pedig jöhet a valódi gyakorlat, hiszen a 4. fejezettől az itt leírt öt lépés részletezése, és a rendszer kiépítésének lépésenkénti leírása következik.
Szép napot!
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése
Kérlek, oszd meg velem a bejegyzéssel kapcsolatos gondolataidat!