Táblázatkezelés minitanfolyam I.

Elnézést a hosszú szünetért, tavaszi szünet volt, itthon volt mindhárom gyerek. Azóta pedig még nehezen szedtem össze magam. Van egyéb indokom is, de ez egyelőre még titok... De most végre újra itt vagyok!

Tapasztalatom szerint a legtöbb kismama, amikor az álláskeresés során az irodai programok felhasználói szintű ismeretét kérik tőlük, a legjobban az Excel-től esnek pánikba. Ezért arra gondoltam, hogy először erről, azaz a táblázatkezelésről írnék nektek bővebben egy minitanfolyam keretében, melynek ez lenne az első leckéje. Vágjunk is bele, és kezdjük az alapokkal.

Mi is az a táblázatkezelő program?

Nos, ígéretemhez híven NEM azzal kezdem, hogy hogyan is néz ki az Excel felülete, és melyik menüpont mit csinál. Ez ugyanis egyelőre teljesen felesleges. Úgy gondolom, először célszerűbb megértened, hogy mi is ez az egész. Nos, egészen egyszerűen mondva a táblázatkezelő program az egy hatalmas táblázat összevonva egy szuper okos számológéppel, kiegészítve bizonyos előre megírt képletekkel, amiket függvénynek hívunk. Akkor most ezt a rövid magyarázatot fejtsük ki egy kicsit bővebben.

Alapelv

Amikor megnyitsz egy táblázatkezelő programot, ami először feltűnik, az a képernyőn látható hatalmas táblázat. Alapvetően minden ilyen típusú program úgy működik, hogy a táblázat rubrikáiba (ezeket tisztességes nevükön celláknak hívjuk) adatokat írunk, majd egy másik rubrikába kiszámoljuk az eredményeket képletek, vagy függvények segítségével. Ezeket az eredményeket aztán felhasználhatjuk más számításoknál is. Miért kell nekünk erre egy külön program, és miért nem elég mondjuk egy sima szövegszerkesztő és egy számológép? Nos, azon kívül, hogy két eszköz helyett használunk egyet, gondolj arra, hogy mi van, ha ugyanazt a számítást más adatokkal kell elvégezni. Ha sima számológépet használsz, számolhatod újra az egészet, majd be kell írnod az új eredményeket a táblázatba. Ha viszont táblázatkezelőt használsz, ott elég csak az alapadatokat megváltoztatni, a képletek ugyanazok maradtak, és mivel a képletekbe nem számokat írunk, hanem a számok helyét adjuk meg, a program automatikusan újraszámolja az eredményeket.

Egyéb funkciók

Oké, oké, számolgatunk, de mire jó még ez a táblázatkezelő? Nos, ha már vannak adataink, mondjuk jó sok, abból általában szeretünk grafikonokat gyártani. Egy táblázatkezelő program erre is képes, általában mindegyikben rengeteg grafikontípusból választhatsz, és mindegyikek van egy csomó beállítható része, hogy tényleg azt mutassa, amit szeretnél. Ha adatokból számolt eredményekről beszélünk, a munkánk során szükség lehet arra, hogy ezekből kimutatásokat készítsünk. Persze ez már nagyon haladó szint, de azért érdemes tudni, hogy ezt is tudnia kell egy táblázatkezelő programnak.

Egyébként fontos tudni, hogy a Microsoft Excel nem az egyetlen ilyen program a piacon, csak ennek van nagyobb híre. Manapság egyre nagyobb divatja van az irodákban is az alternatív megoldásoknak. Ilyenek például a nyílt forráskódú, ingyenes Open Office, vagy Libre Office csomagokban található táblázatkezelő programok, esetleg a nem ingyenes, de szintén elterjedt Euro Office csomag. De nem győzöm hangsúlyozni, hogy nem kell ettől megijedni, mert az alapja mindegyiknek ugyanaz, csak abban különböznek, hogy melyikben milyen függvények vannak, illetve az egyes funkciókat hogyan lehet elérni.

A Libre Office Calc (balra) és az Excel 2003 (jobbra)
Ugye mennyire hasonló a felület felépítése?

Természetesen rengeteg más funkciót is rejtenek ezek a programok, de úgy érzem, kezdésnek ennyi épp elég, van így is mit megemészteni.

A következő részben megismerkedünk a táblázatkezelők általános felépítésével, és megmutatom, hogy lehet beírni adatokat, és mégis milyenek lehetnek ezek az adatok. Igyekszem ezúttal nem sokáig várni az írással.

Szép napot.